山洋電気ITソリューション株式会社（以下「当社」といいます）は，「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます）に基づく個人情報の適切な取り扱いについて，本個人情報保護方針を定めます。

山洋電気ITソリューション株式会社

当社は，個人情報保護法および関連する法令，ガイドライン等を遵守します。

当社は，個人情報について，以下の利用目的の範囲内で利用します。

(1) お取引先に関する個人情報

1.ご依頼事項の処理や契約の交渉，締結，履行（契約上のご請求，お支払い等の処理を含みます。）その他契約の管理に関連する事項
2.お取引等に関するご連絡
3.製品・サービス等の提供，開発，改善のため
4.製品，装置の設置場所等の確認
5.当社グループの展示会，セミナー，キャンペーン，製品，サービス等のご案内
6.製品，装置のメンテナンス履歴の管理，適切なサービスの提供
7.製品の品質情報の収集および開発，製造へのフィードバック等
8.税務に関する法定調書業務の履行
9.お取引先からの問い合わせ，ご要望，ご相談等に応じるため
10.ダイレクトメール，電子メール等による新製品・サービス等のご案内のため
11.各種法令等に基づく諸手続
12.その他，上記に関連する事項

(2) 株主さまに関する個人情報

1.会社法に基づく権利の行使・義務の履行
2.年次報告書その他の配布物の送付および連絡
3.各種法令等に基づく株主管理（データ作成等）その他法令等を遵守するため
4.株主さまに対する当社からの情報等の提供
5.株主さまと当社との関係を円滑にするための各種方策の実施
6.株主さまとしての地位に対し，当社から各種便宜を供与するため
7.その他，上記に関連する事項

(3) 採用活動応募者（内定者等含む），インターンシップ応募者に関する個人情報

1.採用活動およびインターンシップにおけるご本人とのご連絡
2.採用に関連して発生する手続きや関係先との情報共有
3.各種法令等に基づく諸手続
4.その他，上記に関連する事項

(4) 従業員等に関する個人情報（従業員等の家族および従業員等が緊急連絡先や身元保証人として届出した人物に関する情報を含みます。）

1.人事・労務管理
2.業務上の連絡，給与等（報酬，給与，賞与，諸手当等）の決定，人事考課
2.異動，転籍等の当該従業員等の地位または勤務地の変更に関連して発生する関係先との情報共有
4.納税および社会保険業務に関連して発生する手続や関係先との情報共有
5.退職金および福利厚生に関連して発生する業務
6.安否確認や緊急時等のご連絡
7.従業員の健康管理，休職・復職等の就労の可否の判断，育児介護休暇の判断
8.冠婚葬祭その他慶事・弔事に関連して発生する手続や関係先との情報共有
9.社内教育，研修等人材育成
10.各種情報システムの利用
11.特許等に関する管理
12.社内規程等に定める事項の遂行
13.設備・施設管理に関する業務
14.各種法令等に基づく諸手続
15.その他，上記に関連する事項

(5) 退職者に関する個人情報

1.退職後の必要な手続や親睦活動に関するご本人やご親族とのご連絡，お問い合わせへの対応
2.当社刊行物や必要な書類の発送，授受
3.社員録，名簿録への記載
4.慶事・弔事に関連して発生する手続や関係先との情報共有
5.各種法令等に基づく諸手続
6.その他退職者管理のために必要な業務

(6) 当社が加盟または関係する団体の参加者・会員等に関する個人情報

1.当該団体の運営およびこれに関する連絡，情報提供および配布物等の授受
2.当該団体の参加者・会員等に関する情報の管理

(7) ご質問・ご意見を頂いた方に関する個人情報

1.いただいたご質問・ご意見等に対する調査・回答等必要な措置
2.その他必要なご連絡

(8) 訪問見学者および当社施設に設置する防犯カメラの被写体に関する個人情報

施設内の安全の保持および防犯に関する必要な措置

(1) 当社は，次の場合を除き，当社が保有する個人情報を第三者に提供しません。

1.ご本人の同意がある場合
2.法令に基づく場合
3.人の生命，身体または財産の保護のために必要であって，ご本人の同意を得ることが困難である場合
4.利用目的の範囲内で，個人情報の取り扱いを委託する場合
5.合併その他の理由による事業の承継に伴い，個人情報を提供する場合
6.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

(2) 当社は，利用目的の範囲内で，当社グループ会社と個人情報を共有する場合があります。この場合，当社が責任を持って個人情報を管理します。

当社は，個人情報について，漏洩，滅失または毀損の防止等，その管理のために適切な安全管理措置を講じます。また，個人情報を取り扱う従業者や委託先に対して，適切な監督をおこないます。

(1) 当社は，ご本人(もしくはその代理人)が自己の個人情報について，開示・利用目的の通知・訂正・利用停止・消去等（以下「開示等」といいます）を求める権利を有していることを確認し，これらの要求がある場合には，異議なく速やかに対応します。ただし，開示等することにより，次に掲げる事由に該当する場合はこの限りではありません。

1.ご本人または第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2.当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3.法令に違反することとなる場合

(2) 前項における開示等は，ご本人以外への個人情報の漏洩や，ご本人以外による個人情報の書き換え等を防止するため，請求者がご本人(もしくはその代理人)であることの確認をさせていただきます。確認がとれた場合に限り個人情報の開示等をおこなうものとします。

(3) 当社が保有する個人情報に関する，利用目的の通知，開示，追加・訂正・削除，利用停止・消去・第三者提供停止のお申出は，以下の方法で受け付けます。

《申し込み方法》

下記のア．個人情報開示等請求書をダウンロードして必要事項を全て記載し，イ．のご本人確認書類およびウ．の手数料（ただし，利用目的の通知および開示のご請求の場合のみ）を同封の上，エ．の宛先に郵送してください。

ア．個人情報開示等請求書 [PDF 52KB]

イ．ご本人確認書類（次のAまたはBのいずれか）

A（下記いずれか1点）

a. 運転免許証の写し
b. パスポートの写し
c. 写真付き住民基本台帳カードの写し
d. 各種健康保険証の写し
e. 各種年金手帳の写し
f. 在留カードの写し
g. 身体障害者手帳の写し
h. 印鑑登録証明書の写し（作成日から3ヶ月以内のもの。余白に当該印鑑により捺印）

B（下記（ア）と（イ）からそれぞれ１点，合計２点）

（注)代理人の場合は，以下の書類各1通を併せてお送りください。

①委任による代理人

・委任状（実印押印）
・委任状に押印された印鑑の印鑑登録証明書
・代理人本人であることを確認するための書類 （上記ご本人確認書類と同種の書類）

②法定代理人

・未成年者または成年被後見人の法定代理権を証明する書類
・法定代理人本人であることを確認するための書類（上記ご本人確認書類と同種の書類）

ウ．手数料1,000円相当分の定額小為替（利用目的の通知，開示のご請求の場合のみ）

エ．〒170-8451
東京都豊島区南大塚3-33-1
山洋電気株式会社
個人情報窓口

(4) 開示請求等のお手続により当社が取得した個人情報は，当該手続のための調査，請求者さまご本人並びに代理人の本人確認，手数料の徴収，および当該開示請求等に対する回答に利用いたします。

(5) 次の場合は受付不可または非開示といたしますので，予めご了承ください。

① 受付できない場合

・ご本人または代理人の本人確認ができない場合
・代理人によるご請求に際して，代理権が確認できない場合
・請求書の記入内容に不備があり，当社が訂正・補正をお願いしてから2週間以内に訂正・補正に応じていただけない場合
・手数料のお支払いがなく，当初の請求書のご提出から2週間以内にお支払いいただけない場合（手数料が当社所定の額に不足する場合を含みます。）

②非開示の場合

次の事例に該当し，開示しないことを決定した場合は，その旨理由を付してご通知いたします。また，ご請求の受付後は，開示しなかった場合におきましても，手数料の返金等はできませんので，予めご了承ください。

・ご請求のあった情報を当社が保有していない場合，または保有個人データに該当しない場合
※ データベース化等されていない個人情報は保有個人データに該当しないため，開示請求等の対象にはなりません。
・ご本人または第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合

当社における個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ先は，下記のとおりです。
山洋電気ITソリューション株式会社
長野県上田市殿城5-4
電話 (0268) 71 8521
FAX (0268) 23 8370